- Scopo
La presente Politica disciplina le modalità di ricezione, analisi e gestione delle segnalazioni relative a comportamenti, atti, omissioni o prassi aziendali non coerenti con i principi di legalità, correttezza, integrità, parità di genere, inclusione, tutela della dignità personale e prevenzione di ogni forma di discriminazione, molestia o ritorsione.
La Politica ha l’obiettivo di garantire un canale sicuro, riservato e accessibile attraverso il quale le persone possano segnalare situazioni critiche o non conformi, contribuendo al miglioramento continuo del sistema di gestione aziendale e, in particolare, del sistema di gestione per la parità di genere secondo la UNI/PdR 125:2022.
- Ambito di applicazione
La presente Politica si applica alle segnalazioni effettuate da:
- personale dipendente;
- risorse collaboratrici;
- consulenti;
- fornitori;
- partner;
- candidati/e;
- risorse ex dipendenti o ex collaboratrici;
- altri soggetti che, a vario titolo, entrano in relazione con l’organizzazione.
Le segnalazioni possono riguardare fatti, comportamenti o situazioni verificatisi nell’ambito dell’attività lavorativa, dei rapporti professionali o delle relazioni aziendali.
- Oggetto delle segnalazioni
Possono essere oggetto di segnalazione, a titolo esemplificativo:
- discriminazioni dirette o indirette basate sul genere;
- molestie, molestie sessuali, abusi verbali, fisici, psicologici o digitali;
- comportamenti offensivi, denigratori o non inclusivi;
- disparità di trattamento nei processi di selezione, assunzione, formazione, crescita professionale, valutazione o retribuzione;
- ostacoli alla genitorialità, alla maternità, alla paternità o alla conciliazione vita-lavoro;
- ritorsioni o penalizzazioni conseguenti a una segnalazione o alla richiesta di tutela;
- violazioni della Politica per la Parità di Genere;
- comportamenti contrari ai principi di correttezza, trasparenza, integrità e rispetto della persona;
- eventuali illeciti o irregolarità rientranti nell’ambito della normativa whistleblowing applicabile.
Non rientrano nella presente Politica contestazioni, rivendicazioni o richieste di carattere esclusivamente personale che riguardino il rapporto individuale di lavoro, salvo che siano collegate a discriminazioni, molestie, ritorsioni, violazioni della parità di genere o altri profili di interesse generale.
- Canali di segnalazione
L’organizzazione mette a disposizione un canale digitale riservato accessibile dal sito aziendale, configurato per consentire l’invio di segnalazioni anche in forma anonima.
Il canale consente alla persona segnalante di descrivere i fatti, allegare eventuale documentazione e, ove tecnicamente previsto, mantenere una comunicazione riservata con il soggetto incaricato della gestione della segnalazione.
Le segnalazioni possono essere presentate:
- in forma identificata, indicando i propri dati di contatto;
- in forma anonima, senza indicare dati identificativi.
Le segnalazioni anonime sono prese in carico se adeguatamente circostanziate e supportate da elementi sufficienti a consentire una valutazione dei fatti.
Inoltre le segnalazioni possono essere inviate a:
- Mediante posta elettronica all’indirizzo del Comitato Guida (paritadigenere@udanet.it );
- Per posta ordinaria all’indirizzo UD’ANET srl, Piazza San Rocco sn, 66010 Torrevecchia teatina (CH), scrivendo sulla busta chiusa “RISERVATO-SEGNALAZIONI PARITA’ DI GENERE”, o espressione analoga e indirizzandola “all’attenzione del Coordinatore Comitato Guida o del responsabile Risorse Umane
- Nel sito web onlineit, nell’area dedicata alle segnalazioni https://segnalazioni.udanet.it.
- Soggetti incaricati della gestione
La gestione delle segnalazioni è affidata a soggetti specificamente individuati e autorizzati dall’organizzazione, in possesso di adeguate competenze, autonomia e riservatezza.
A seconda della struttura aziendale, la gestione può essere affidata a:
- Comitato Guida per la Parità di Genere;
- referente interno per la parità di genere;
- funzione HR autorizzata;
- soggetto esterno incaricato;
- altro soggetto formalmente nominato.
I soggetti incaricati sono tenuti a trattare ogni segnalazione con imparzialità, discrezione e riservatezza, evitando qualsiasi forma di conflitto di interesse.
Nel caso in cui la segnalazione riguardi direttamente uno dei soggetti incaricati della gestione, la stessa dovrà essere assegnata a un soggetto alternativo, interno o esterno, per garantire imparzialità e indipendenza.
- Riservatezza e tutela della persona segnalante
L’organizzazione garantisce la massima riservatezza sull’identità della persona segnalante, della persona coinvolta, delle persone menzionate e sul contenuto della segnalazione.
L’identità della persona segnalante, ove comunicata, non può essere divulgata a soggetti diversi da quelli autorizzati alla gestione della segnalazione, salvo obblighi di legge o consenso espresso della persona interessata. È vietata qualsiasi forma di ritorsione, discriminazione, penalizzazione o trattamento sfavorevole nei confronti della persona che effettua una segnalazione in buona fede.
Sono considerate ritorsioni, a titolo esemplificativo:
- licenziamento, sospensione o misure equivalenti;
- demansionamento o mancata promozione;
- modifica peggiorativa delle mansioni o dell’orario di lavoro;
- esclusione da percorsi formativi o opportunità professionali;
- discriminazioni, isolamento, pressioni o comportamenti ostili;
- valutazioni negative non giustificate;
- danni reputazionali o professionali.
- Contenuto minimo della segnalazione
Per consentire una corretta valutazione, la segnalazione dovrebbe contenere, ove possibile:
- descrizione chiara dei fatti;
- data o periodo in cui si sono verificati;
- luogo o contesto;
- persone coinvolte;
- eventuali testimoni o persone informate;
- eventuali documenti, messaggi, email, screenshot o altri elementi a supporto;
- indicazione se la situazione è ancora in corso;
- eventuali conseguenze subite o rischi percepiti.
Le segnalazioni generiche, prive di elementi concreti o manifestamente infondate potranno essere archiviate, previa valutazione motivata.
- Modalità di gestione della segnalazione
Le segnalazioni ricevute sono gestite secondo un processo strutturato:
Ricezione della segnalazione
Il soggetto incaricato verifica la ricezione della segnalazione e ne registra l’apertura in forma riservata.
Valutazione preliminare
Viene verificato se la segnalazione rientra nell’ambito della presente Politica e se contiene elementi sufficienti per procedere.
Eventuale richiesta di integrazioni
Se necessario e se tecnicamente possibile, possono essere richiesti ulteriori chiarimenti o documenti alla persona segnalante.
Istruttoria interna
Il soggetto incaricato analizza i fatti, acquisisce eventuali elementi documentali e, ove opportuno, ascolta le persone coinvolte o informate, nel rispetto della riservatezza.
Esito della valutazione
Al termine dell’istruttoria, la segnalazione può essere:
- archiviata, se infondata, non circostanziata o non pertinente;
- accolta, con individuazione di azioni correttive, preventive o disciplinari;
- trasmessa alle funzioni competenti, se riguarda ambiti specifici;
- gestita secondo ulteriori procedure aziendali o obblighi di legge applicabili.
Monitoraggio delle azioni correttive
Quando vengono individuate criticità o non conformità, l’organizzazione definisce azioni correttive e ne monitora l’attuazione.
- Tempi di gestione
Il Comitato Guida attiva la procedura di analisi della segnalazione nel seguente modo:
- entro 7 giorni: presa in carico e valutazione preliminare;
- entro 15 giorni: avvio dell’istruttoria, salvo necessità di intervento immediato;
- entro 30 giorni: conclusione dell’istruttoria, ove la complessità del caso lo consenta;
- entro 3 mesi: completamento del follow-up iniziale e verifica delle misure adottate.
Qualora, per la complessità del caso, l’istruttoria non possa essere conclusa entro 30 giorni, il Coordinatore del Comitato Guida documenta le motivazioni del prolungamento e definisce una nuova tempistica, mantenendo sotto controllo il caso fino alla sua conclusione.
- Segnalazioni anonime
Le segnalazioni anonime sono ammesse e prese in considerazione quando contengono elementi sufficientemente dettagliati per consentire una verifica.
L’anonimato non deve impedire la gestione responsabile della segnalazione. Per questo motivo, la persona segnalante è invitata a fornire una descrizione chiara e completa dei fatti e, ove disponibili, elementi documentali a supporto.
- Protezione dei dati personali
Le segnalazioni sono trattate nel rispetto della normativa in materia di protezione dei dati personali. I dati raccolti sono utilizzati esclusivamente per la ricezione, gestione, verifica e documentazione della segnalazione, nonché per l’adozione di eventuali azioni correttive o di tutela.
L’accesso ai dati è limitato ai soli soggetti autorizzati. I dati non pertinenti, eccedenti o non necessari rispetto alla gestione della segnalazione non saranno utilizzati e, ove possibile, saranno cancellati o oscurati. Le informazioni relative al trattamento dei dati personali sono rese disponibili attraverso specifica informativa privacy.
- Conservazione della documentazione
La documentazione relativa alle segnalazioni è conservata per il tempo necessario alla gestione della segnalazione e comunque nel rispetto dei termini previsti dalla normativa applicabile e dalle procedure aziendali. L’accesso alla documentazione è riservato esclusivamente ai soggetti autorizzati. La conservazione avviene con modalità idonee a garantire riservatezza, integrità e protezione delle informazioni.
- Divieto di segnalazioni in mala fede
La presente Politica tutela le segnalazioni effettuate in buona fede o sulla base di un ragionevole convincimento circa la veridicità dei fatti segnalati. Non sono tollerate segnalazioni manifestamente false, calunniose, diffamatorie o effettuate con dolo o colpa grave al solo scopo di danneggiare altre persone o l’organizzazione. Resta ferma la tutela della persona segnalante quando la segnalazione si riveli infondata, purché effettuata in buona fede e sulla base di elementi ragionevoli.
- Collegamento con il sistema di gestione per la parità di genere
Le segnalazioni relative a discriminazioni, molestie, disparità di trattamento, ostacoli alla genitorialità, problemi di conciliazione vita-lavoro o altre criticità connesse alla parità di genere sono considerate elementi rilevanti per il monitoraggio del sistema di gestione conforme alla UNI/PdR 125:2022.
Gli esiti delle segnalazioni, in forma aggregata e anonima, possono contribuire:
- all’individuazione di non conformità;
- alla definizione di azioni correttive;
- al miglioramento delle procedure HR;
- all’aggiornamento della Politica per la Parità di Genere;
- al riesame periodico del sistema di gestione;
- al monitoraggio del clima aziendale;
- alla prevenzione di comportamenti discriminatori o non inclusivi.
- Comunicazione e diffusione
La presente Politica è resa disponibile al personale e agli altri stakeholder attraverso i canali aziendali ritenuti più idonei, incluso il sito web aziendale. L’organizzazione promuove la conoscenza della Politica e del canale di segnalazione attraverso attività informative, comunicazioni interne e, ove previsto, momenti formativi dedicati.