1. Scopo
La presente Politica disciplina le modalità di ricezione, analisi e gestione delle segnalazioni relative a comportamenti, atti, omissioni o prassi aziendali non coerenti con i principi di legalità, correttezza, integrità, parità di genere, inclusione, tutela della dignità personale e prevenzione di ogni forma di discriminazione, molestia o ritorsione.
La Politica ha l’obiettivo di garantire un canale sicuro, riservato e accessibile attraverso il quale le persone possano segnalare situazioni critiche o non conformi, contribuendo al miglioramento continuo del sistema di gestione aziendale e, in particolare, del sistema di gestione per la parità di genere secondo la UNI/PdR 125:2022.
2. Ambito di applicazione
La presente Politica si applica alle segnalazioni effettuate da:
Le segnalazioni possono riguardare fatti, comportamenti o situazioni verificatisi nell’ambito dell’attività lavorativa, dei rapporti professionali o delle relazioni aziendali.
3. Oggetto delle segnalazioni
Possono essere oggetto di segnalazione, a titolo esemplificativo:
Non rientrano nella presente Politica contestazioni, rivendicazioni o richieste di carattere esclusivamente personale che riguardino il rapporto individuale di lavoro, salvo che siano collegate a discriminazioni, molestie, ritorsioni, violazioni della parità di genere o altri profili di interesse generale.
4. Canali di segnalazione
L’organizzazione mette a disposizione un canale digitale riservato accessibile dal sito aziendale, configurato per consentire l’invio di segnalazioni anche in forma anonima.
Il canale consente alla persona segnalante di descrivere i fatti, allegare eventuale documentazione e, ove tecnicamente previsto, mantenere una comunicazione riservata con il soggetto incaricato della gestione della segnalazione.
Le segnalazioni possono essere presentate:
Le segnalazioni anonime sono prese in carico entro 7 giorni lavorativi se adeguatamente circostanziate e supportate da elementi sufficienti a consentire una valutazione dei fatti.
5. Soggetti incaricati della gestione
La gestione delle segnalazioni è affidata a soggetti specificamente individuati e autorizzati dall’organizzazione, in possesso di adeguate competenze, autonomia e riservatezza.
A seconda della struttura aziendale, la gestione può essere affidata a:
I soggetti incaricati sono tenuti a trattare ogni segnalazione con imparzialità, discrezione e riservatezza, evitando qualsiasi forma di conflitto di interesse. Nel caso in cui la segnalazione riguardi direttamente uno dei soggetti incaricati della gestione, la stessa dovrà essere assegnata a un soggetto alternativo, interno o esterno, per garantire imparzialità e indipendenza.
6. Riservatezza e tutela della persona segnalante
L’organizzazione garantisce la massima riservatezza sull’identità della persona segnalante, della persona coinvolta, delle persone menzionate e sul contenuto della segnalazione.
L’identità della persona segnalante, ove comunicata, non può essere divulgata a soggetti diversi da quelli autorizzati alla gestione della segnalazione, salvo obblighi di legge o consenso espresso della persona interessata. È vietata qualsiasi forma di ritorsione, discriminazione, penalizzazione o trattamento sfavorevole nei confronti della persona che effettua una segnalazione in buona fede.
Sono considerate ritorsioni, a titolo esemplificativo:
7. Contenuto minimo della segnalazione
Per consentire una corretta valutazione, la segnalazione dovrebbe contenere, ove possibile:
Le segnalazioni generiche, prive di elementi concreti o manifestamente infondate potranno essere archiviate, previa valutazione motivata.
8. Modalità di gestione della segnalazione
Le segnalazioni ricevute sono gestite secondo un processo strutturato:
Ricezione della segnalazione
Il soggetto incaricato verifica la ricezione della segnalazione e ne registra l’apertura in forma riservata.
Valutazione preliminare
Viene verificato se la segnalazione rientra nell’ambito della presente Politica e se contiene elementi sufficienti per procedere.
Eventuale richiesta di integrazioni
Se necessario e se tecnicamente possibile, possono essere richiesti ulteriori chiarimenti o documenti alla persona segnalante.
Istruttoria interna
Il soggetto incaricato analizza i fatti, acquisisce eventuali elementi documentali e, ove opportuno, ascolta le persone coinvolte o informate, nel rispetto della riservatezza.
Esito della valutazione
Al termine dell’istruttoria, la segnalazione può essere:
Monitoraggio delle azioni correttive
Quando vengono individuate criticità o non conformità, l’organizzazione definisce azioni correttive e ne monitora l’attuazione.
9. Tempi di gestione
In ogni caso è compito del Comitato Guida attivare la procedura di analisi della segnalazione e fare un primo riesame della stessa (se non decidere la soluzione stessa, se possibile) entro 7 gg dal suo ricevimento.
In ogni caso la soluzione va intrapresa entro un massimo di 30 gg dal ricevimento da parte del Comitato Guida, che tiene un Registro delle segnalazioni con relative date ed evidenze di chiusura. Per gli spunti di miglioramento il piano di azione non è obbligatorio.
10. Segnalazioni anonime
Le segnalazioni anonime sono ammesse e prese in considerazione quando contengono elementi sufficientemente dettagliati per consentire una verifica. L’anonimato non deve impedire la gestione responsabile della segnalazione. Per questo motivo, la persona segnalante è invitata a fornire una descrizione chiara e completa dei fatti e, ove disponibili, elementi documentali a supporto.
11. Protezione dei dati personali
Le segnalazioni sono trattate nel rispetto della normativa in materia di protezione dei dati personali. I dati raccolti sono utilizzati esclusivamente per la ricezione, gestione, verifica e documentazione della segnalazione, nonché per l’adozione di eventuali azioni correttive o di tutela.
L’accesso ai dati è limitato ai soli soggetti autorizzati. I dati non pertinenti, eccedenti o non necessari rispetto alla gestione della segnalazione non saranno utilizzati e, ove possibile, saranno cancellati o oscurati. Le informazioni relative al trattamento dei dati personali sono rese disponibili attraverso specifica informativa privacy.
12. Conservazione della documentazione
La documentazione relativa alle segnalazioni resta conservata nel sistema di gestione del sito web aziendale, e resta disponibile nel tempo. L’accesso alla documentazione è riservato esclusivamente ai soggetti autorizzati. La conservazione avviene con modalità idonee a garantire riservatezza, integrità e protezione delle informazioni.
13. Divieto di segnalazioni in mala fede
La presente Politica tutela le segnalazioni effettuate in buona fede o sulla base di un ragionevole convincimento circa la veridicità dei fatti segnalati. Non sono tollerate segnalazioni manifestamente false, calunniose, diffamatorie o effettuate con dolo o colpa grave al solo scopo di danneggiare altre persone o l’organizzazione. Resta ferma la tutela della persona segnalante quando la segnalazione si riveli infondata, purché effettuata in buona fede e sulla base di elementi ragionevoli.
14. Collegamento con il sistema di gestione per la parità di genere
Le segnalazioni relative a discriminazioni, molestie, disparità di trattamento, ostacoli alla genitorialità, problemi di conciliazione vita-lavoro o altre criticità connesse alla parità di genere sono considerate elementi rilevanti per il monitoraggio del sistema di gestione conforme alla UNI/PdR 125:2022.
Gli esiti delle segnalazioni, in forma aggregata e anonima, possono contribuire:
15. Comunicazione e diffusione
La presente Politica è resa disponibile al personale e agli altri stakeholder attraverso i canali aziendali ritenuti più idonei, incluso il sito web aziendale. L’organizzazione promuove la conoscenza della Politica e del canale di segnalazione attraverso attività informative, comunicazioni interne e, ove previsto, momenti formativi dedicati.